¿Cómo cambiar al administrador fincas de tu comunidad de vecinos?

En Comunitaria.com administramos comunidades de vecinos, con el mejor administrador cercano a tu casa, y el mejor servicio online, solucionado

Introducción

 

Puede parecer que el cambio de administrador  de una comunidad de propietarios es un proceso complicado, pero si no estáis satisfechos con el servicio que actualmente estais recibiendo, en Comunitaria.com nos encargamos de vuestro proceso de forma sencilla:

 

 

 

Motivos para cambiar a un administrador de fincas

 

En ocasiones, los propietarios o vecinos de una comunidad desconocen que tipo de incumplimientos en el ejercicio de la administración de su comunidad pueden motivar de forma justificada el cese de su actual administrador. Es suficiente la pérdida de confianza en su labor de administración (qué es la razón por la que se le contrató originalmente) pero resulta aconsejable poder justificar esta pérdida de confianza en base a los compromisos que el administrador de fincas adquiere al firmar el contrato con la comunidad.

 

Un documento de utilidad es el código deóntológico del administradores de fincas  del Consejo General de Colegios Administradores de Fincas España, en el que se recogen las obligaciones, buenas prácticas y relaciones con los propietarios que son esperables en el ejercicio de  la profesión.

 

Como obligaciones se recogen : “Comportarse en el ejercicio de su profesión de acuerdo a los principios de buena fe, honestidad, confidencialidad, diligencia, independencia, responsabilidad y transparencia”.

 

Como buenas prácticas“Permanecer informado regularmente de las legislaciones vigentes en cada momento que puedan afectar a los intereses que le han sido confiados, conocer las condiciones de los mercados sobre los que debe aconsejar a sus clientes en cada momento, no aceptar ningún encargo que sobrepase su área de experiencia, informarse de todos los hechos esenciales relativos a cada una de las propiedades inmobiliarias cuya gestión le ha sido encomendada”

 

En el marco de las relaciones con los propietarios de vivienda, el administrador de la comunidad debe:  “Proteger y promover los intereses legítimos de los propietarios, asesoramiento y fidelidad, protección frente al fraude, secreto profesional, justificar su capacitación profesional, transparencia,  protección de datos, evitar comprometer gastos por cuenta de la comunidad sin su autorización, abstenerse de recibir comisiones o beneficios sin autorización previa, transparencia en la elección de proveedores evitando conflicto de intereses,  gestionar una propiedad inmobiliaria sin que le haya sido encomendado, informar de las obligaciones financieras e informar con exactitud de los honorarios profesionales correspondientes a los servicios prestados”.

 

Con la información anterior puedes verificar si el servicio que recibís actualmente es acorde con este código deóntologico, si no es así, tenéis un buen motivo para cambiar vuestra administración de la comunidad actual.

 

Pasos para cambiar al administrador de fincas

 

Paso 1. No es necesario esperar a la junta ordinaria anual de propietarios de la comunidad para efectuar un cambio de administrador. Este cambio puede producirse en cualquier junta extraordinaria o bien convocarse una para este efecto.

 

Paso 2. Lo habitual es que se inste al presidente de la comunidad para que este convoque una junta extraordinaria con este punto incluido dentro del orden del día, o como único punto. El presidente tiene la potestad para convocarla sin necesidad de que exista un número mínimo de convocantes. Si el presidente no accede a la convocatoria de esta junta, entonces necesitaréis que al menos el 25% de los propietarios quiera convocarla, el cambio de administrador puede proponerlo cualquier propietario, sin necesidad de que el presidente esté de acuerdo con la propuesta. Si promovéis la junta sin la ayuda del presidente o el administrador, tened en cuenta que todos los propietarios tienen que ser correctamente notificados. En Comunitaria.com nos podemos encargar de todo el proceso de convocatoria y cambio de adminitración por vosotros.

 

Paso 3. Es conveniente tener apropuestas alternativas de administración e incluir en el orden del día la presentación de estas propuestas supeditadas a la aprobación del cambio de administración. Comunitaria.com administra comunidades de propietarios sobresalientes  y podemos proporcionaros una administración cercana y tecnologicamente avanzada como alternativa.

 

Paso 4. Es suficiente una mayoría simple tanto en número de propietarios (la mitad más uno de los propietarios) como en porcentaje de cuota de participación (más del 50% de propiedad del inmueble representada) para que se apruebe el cambio de administración. Habitualmente si se produce la mayoría en número de propietarios también se produce la mayoría en porcentaje de cuota de participación, si la votación está muy ajustada y hay mucha diferencia de superficie entre las viviendas que han votado, podría darse esta circunstancia, en cuyo caso, la votación no saldría adelante. Al administrador saliente hay que notificarle por escrito y darle al menos un plazo de un mes para que realice el cambio.

 

Paso 5. Debéis motivar adecuadamente las razones para el cese de la administración actual, lo que se denomina “causa justa”, que no incluye por ejemplo: el hecho de tener una oferta económica más ventajosa, no convocar juntas (eso puede hacerlo siempre el presidente), o la exigencia del cobro a morosos. Causa justa es por ejemplo la pérdida de confianza derivada de un perjuicio económico causado a la comunidad, que pueda ser demostrado. En el caso que el administrador saliente reclame una indemnización y que la causa justa no haya podido ser demostrada, podéis intentar negociar con vuestro administrador dicha indemnización. Por lo general variará entre el importe económico que percibiría por dos mensualidades o las mensualidades que hubiese percibido por el periodo que restaba hasta la fecha de renovación de su contrato.

 

En el caso de que no se nombre una nueva administración en la junta de propietarios que ha aprobado el cese del actual ¿Quién ocupa en la transición esta responsabilidad? Para responder a esta pregunta acudimos al art. 13.5 y art. 13.6 de la Ley de Propiedad Horizontal, que citan:

 

Art. 13.5:
Las funciones del secretario y del administrador serán ejercidas por el presidente de la comunidad, salvo que los estatutos o la Junta de propietarios por acuerdo mayoritario, dispongan la provisión de dichos cargos separadamente de la presidencia.

 

Art. 13.6:
Los cargos de secretario y administrador podrán acumularse en una misma persona o bien nombrarse independientemente.

 

Por lo tanto, si no hay un nuevo nombramiento de administrador en la junta que aprueba el cese del actual, el cargo pasa automáticamente a ser ejercido por el presidente o presidenta de la comunidad.

 

 

Paso 6. No olvidéis establecer un plazo para la transferencia de la documentación de la comunidad, el administrador “saliente” debe proporcionar el cierre de la contabilidad hasta la fecha del cambio y el administrador “entrante” revisarla.  Comunitaria.com puede analizar de forma gratuita la contabilidad de tu comunidad (clic aquí).

 

¿Qué documentación debe traspasar el administrador de fincas saliente de una comunidad al administrador de fincas entrante?

 

Es importante remarcar que hasta que no se entrega la documentación, aunque esté cesado el administrador anterior, este tiene derecho a seguir percibiendo sus emolumentos como custodio de la documentación de la comunidad. Para la entrega de esta documentación y sin que existan unos plazos reglados en la Ley de Propiedad Horizontal, podemos acudir como referencia a los estatutos del Colegio de Administradores de Fincas de la provincia que se trate, la buena práctica indica que, dentro de un plazo de 10 días, el administrador saliente debe entregar:

 

  • Listado de propietarios, coeficientes, datos de contacto y forma de pago de los diferentes recibos de la comunidad.
  • Últimos recibos ordinarios emitidos y derramas pendientes (caso de existir).
  • Si existe algún empleado en la comunidad, debe proporcionarse su nómina y los seguros sociales abonados.
  • La tarjeta de identificación fiscal de la propiedad, necesaria para el pago de impuestos.
  • Contrato de la cuenta corriente de la comunidad y firmas autorizadas o necesarias para operar con la entidad.
  • Contacto de los proveedores de obras pasadas y obras y mantenimientos en curso.
  • Contrato del seguro de la comunidad y contacto para el caso de incidencias.
  • El libro de actas de la comunidad, incluyendo el último acta.
  • Estatutos
  • Escritura de obra nueva y división horizontal.

 

Dentro de un plazo recomendable de 45 días, el administrador saliente debe proporcionar la siguiente información:

 

  • Contratos de mantenimiento
  • Contratos de suministros
  • Contratos de alquileres
  • Toda la documentación relativa al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) que puedes consultar en este enlace.
  • Documentación necesaria para el funcionamiento de las instalaciones con sus revisiones correspondientes.
  • Licencias de actividad y funcionamiento de las instalaciones, con indicación de la instalación y fecha.
  • En el caso concreto de los ascensores, organismo de control y fechas de inspección.
  • Contratos de trabajo y Seguros Sociales (TC1 y TC2).
  • Material relativo a prevención de riesgos laborales.
  • Liquidaciones IRPF e IVA.
  • Procedimientos judiciales, en vigor o finalizados.
  • Correspondencia
  • Contabilidad de los últimos 5 años.

 

Si el administrador saliente no entrega toda la documentación solicitada o se niega expresamente a hacerlo, esta conducta es sancionable. Puede acudirse a un organismo de mediación como el Colegio de Administradores de la provincia o a otro servicio profesional de administración, y si esta medida no surte efecto, podemos interponer una demanda en los jurgados cuantificando los daños y perjucios que su comportamiento está ocasionando a la comunidad.

 

Votos necesarios para cambiar al administrador de fincas

 

Como hemos comentado anteriormente es necesaria una doble mayoría que consiste en que estén de acuerdo más del 50% de los propietarios (la mitad más uno de ellos) y que estos propietarios representen más del 50% del porcentaje de propiedad. Cada vivienda tiene asociada en función de su tamaño un porcentaje de propiedad o participación, generalmente el recibo de la comunidad se reparte en función de este porcentaje (salvo que esté reflejado en los estatutos que se reparte a partes iguales entre los vecinos). Es poco habitual pero puede ocurrir que una mayoría simple de vecinos (la mitad más uno) no constituya una mayoría de porcentaje de propiedad, esto podría ocurrir si son los propietarios de las viviendas con menor superficie (más pequeñas). Es necesaria una doble mayoría, en número y en porcentaje de propiedad, para efectuar el cambio de administrador.  En Comunitaria.com nos encargamos de todo el proceso de convocatoria y cambio de administración sin coste.

 

Cese voluntario o dimisión del administrador de fincas.

 

El administrador de la comunidad de propietarios puede dimitir de forma voluntaria, en este caso debe dar un preaviso suficiente y cumplir en cualquier caso con los plazos de entrega de la documentación (que hemos mencionado con anterioridad) al administrador entrante, o en el caso de que no se haya designado a este todavía, al presidente de la comunidad. Es conveniente que la comunidad convoque una junta extraordinaria en cuanto tenga conocimiento de la dimisión del administrador.

 

Si su administrador actual ha dimitido, en Comunitaria.com administramos comunidades de propietarios sobresalientes y estaremos encantados de ofrecerle nuestros servicios de administración de comunidad o cambio de administrador.

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